Zustellung von Behördenpost durch private Dienstleister – Was Bürgerinnen und Bürger dazu wissen sollten

Bereits seit Jahren setzen Thüringer Behörden und Ämter aus Gründen der Wirtschaftlichkeit beim Versand ihrer Post zunehmend auf private Postdienstleister. Zumeist verlaufen Versand und Zustellung reibungslos. Dennoch wenden sich immer wieder Bürger, die Probleme mit diesen privaten Postzustelldiensten haben, an den Bürgerbeauftragten. Sie klagen darüber, dass Behördenschreiben nicht rechtzeitig oder gar nicht bei ihnen eingetroffen seien. Dadurch hätten die Bürger bestimmte Fristen, z. B. für Widersprüche, nicht einhalten können.

Im Rahmen der Beantwortung einer Kleinen Anfrage (Landtags-Drucksache 6/4625) informierte das Thüringer Finanzministerium im Oktober 2017 darüber, dass im Bereich der Finanzverwaltung im Jahre 2015 insgesamt 487 Behördenbriefe nachweislich falsch, zu spät oder gar nicht zugestellt wurden. Für 2016 wird die Gesamtanzahl mit 368 Briefen angegeben.

Für den Bereich der Finanzverwaltung gilt für die Bekanntgabe eines schriftlichen Verwaltungsaktes (z.B. Steuerbescheid) an den Empfänger § 122 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO):

„(2) Ein schriftlicher Verwaltungsakt, der durch die Post übermittelt wird, gilt als bekannt gegeben

1. bei einer Übermittlung im Inland am dritten Tage nach der Aufgabe zur Post,

2. bei einer Übermittlung im Ausland einen Monat nach der Aufgabe zur Post,

außer wenn er nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist; im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsakts und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen.“

Gemäß § 124 AO wird der Verwaltungsakt erst mit ordnungsgemäßer Bekanntgabe, d. h. nach erfolgtem Versand und Zustellung an den Empfänger, wirksam. Daraus folgt, dass ein Verwaltungsakt nicht wirksam wird, wenn der Empfänger den Bescheid aufgrund eines Fehlers des Postdienstleisters nicht erhalten hat. Denn: Im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Schreibens und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen (§ 122 Abs. 2 AO).

Ist es zu einem rechtlich erheblichen Zustellmangel gekommen, sollten sich Betroffene an das Finanzamt wenden und darauf aufmerksam machen. Das Finanzamt muss dann ggf. Daten für die Fälligkeit von Zahlungsverpflichtungen korrigieren und unter Umständen schon entstandene Säumniszuschläge stornieren.

Für den Bereich der allgemeinen Verwaltung gilt das Gleiche wie oben; einschlägig ist § 41 Abs. 2 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes (ThürVwVfG): Ein schriftlicher Verwaltungsakt, der im Inland durch die Post übermittelt wird, gilt am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Dies gilt nicht, wenn der Verwaltungsakt nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist; im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsakts und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen. Wurde der Verwaltungsakt jedoch durch förmliche Zustellung (i.d.R. mit Postzustellungsurkunde) bekanntgegeben, gelten dafür eigene rechtliche Regeln.