Information: Muss die Behörde eine Eingangsbestätigung versenden?

Eine Bürgerin, die mit einem Bescheid des Finanzamtes nicht einverstanden gewesen war, hatte dagegen Einspruch erhoben. Hiernach wartete sie allerdings vergeblich auf eine Bestätigung der Behörde, dass ihr Einspruch auch eingegangen war. Sie wandte sich an den Bürgerbeauftragten mit der Frage: „Muss mir das Finanzamt den Eingang meines Schreibens nicht schriftlich bestätigen?“

Hier lautet die klare Antwort: Nein, das muss die Behörde nicht.

Für das Finanzamt ergibt sich aus den einschlägigen Gesetzen, konkret der Abgabenordnung (AO) keine solche Verpflichtung. Für Bürgerinnen und Bürger mag dies nicht nachvollziehbar sein. Aus Sicht der Behörden ist es aber so, dass es zum einen keine gesetzliche Verpflichtung gibt und zum anderen der höhere Verwaltungsaufwand die eigentliche Bearbeitung der Fälle verzögert.

In Verwaltungsverfahren bei den Jobcentern gibt es ebenfalls keine gesetzliche Verpflichtung, eingereichte Anträge oder Unterlagen mit einer Eingangsnachricht zu bestätigen. Allerdings wird hier erkannt, dass fehlende Eingangsbestätigungen häufig Thema von Beschwerden sind.

Die Bundesagentur für Arbeit, die neben den kommunalen Trägern und den örtlichen Jobcentern in der regionalen Trägerversammlung den Verwaltungsablauf und die Organisation der Jobcenter mitbestimmt (§ 44c Abs. 2 S. 2 Nr. 2 SGB II), empfiehlt daher seit 2018 in einer Weisung an die Jobcenter die Ausstellung von Empfangsbestätigungen. Insbesondere sollen diese bei ausdrücklichem Wunsch des Kunden und auch für fristwahrende Schreiben wie Widersprüche und Anträge erteilt werden. Aber auch hier gilt: es gibt keine gesetzlichen Vorgaben. Die Praxis ist insofern in den Jobcentern – aus Sicht des Bürgerbeauftragten: leider – unterschiedlich.

Wer auf Nummer sicher gehen will, verschickt seine Unterlagen mit Sendungsverfolgung bzw. Zugangsnachweis.